El teléfono es uno de los medios más populares para comunicarnos, hacer negocios y conservar las buenas relaciones entre clientes y proveedores. Por lo tanto, es importante seguir ciertas pautas que reflejen tu buena educación al momento de realizar o contestar una llamada.
En este artículo abordaremos: Cómo llamar y cómo contestar el teléfono en la empresa, Cómo contestar tu celular si eres emprendedor o profesional independiente y el uso inapropiado. Parte de la información compartida proviene de IITTI (International Soft Skills Standards and Testing).
¿Cómo hacer una llamada de teléfono desde la empresa?
– Identifícate y si llamas de parte de otra empresa, da el nombre e indica el motivo de tu llamada.
– Pregunta si es un momento conveniente para hablar.
– Ten listo lo que vas a expresar y hazlo de forma clara.
Cómo contestar el teléfono en la empresa:
-Contesta enseguida la llamada, máximo al tercer timbre. No hagas esperar demasiado a la persona que llama.
– Habla a un ritmo moderado y con claridad, para que el interlocutor pueda entender fácilmente.
– Si debes poner en espera a la persona que llama, indícale antes de hacerlo y no lo hagas esperar por más de 45 segundos. Si la persona con la que desea hablar no está disponible, ofrece tomar sus datos para devolverle la llamada.
– Puedes utilizar el altavoz cuando varias personas vayan a participar de la conversación. Si por algún motivo vas a poner altavoz, asegúrate que la otra persona lo sepa.
– Agradece a la persona por llamar y deséale un buen día o una buena tarde.
Cómo contestar tu celular si eres emprendedor o profesional independiente
– Contesta de forma agradable máximo al tercer tono.
-Piensa que tienes a la otra persona delante de ti, aunque no te puedan ver, podrán sentir tu buena disposición al contestar.
– Evita la interferencia de ruido de fondo.
-Antes de colgar, espera a que la otra persona haya escuchado tu despedida
– Si eres tú quien llama, mantén las llamadas rápidas y precisas.
– En un entorno de negocios, los teléfonos celulares personales deben estar apagados.
-Utiliza manos libres mientras conduces, para tu seguridad y para evitar la irritación del copiloto. – Si se corta la llamada, la persona que hizo la llamada debe volver a marcar de inmediato.
– Los mensajes de texto se reservan para la comunicación muy casual breve y concisa.
-Cuando envíes un mensaje de texto o whatsapp por primera vez, identifícate.
El comportamiento inadecuado en el teléfono de la empresa
– Evita comer o masticar chicle cuando estás al teléfono
– No mantengas conversaciones secundarias mientras estás al teléfono.
– No hagas varias tareas mientras hablas por teléfono (a no ser que sean necesarias para la conversación).
– No realizar llamadas sociales desde el teléfono de la empresa.
Comportamiento y uso inapropiado del teléfono celular
Evita su uso en los siguientes momentos:
– Durante una reunión, evento público, una conferencia o en un salón de clases. – En restaurantes, a menos que estés solo.
– En los lugares de culto, bodas y funerales.
– Mientras estás viendo una película, obra o evento musical.
– En casa o en la oficina de otra persona.
– El transporte público.
– Hospitales.
– Ascensores.
-En el ámbito empresarial, elige un tono tradicional tanto para llamadas como notificaciones ya que puede molestar a los demás.
– No molestar a la gente que te rodea mientras hablas. Mantén una distancia prudente.
– No grites. Controla el volumen de tu voz y mantenla a un nivel moderado a bajo.
– Evita participar en conversaciones personales cuando otros están presentes.
-En un lugar público o entorno de negocio, deja los teléfonos en silencio o vibración.
Recuerda que el buen uso del teléfono denota tu buena comunicación, uno de los pilares clave de tu imagen profesional.